quản lý hàng tồn kho

Theo dõi hàng tồn kho là quy trình giám sát liên tục số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp sở hữu, bao gồm nguyên liệu thô, hàng hóa chưa thành phẩm và hàng hóa có thể bán được. Việc theo dõi hàng tồn kho cung cấp dữ liệu về mức độ tồn kho, vị trí của các mặt hàng, tình trạng giao hàng và các thông tin liên quan khác. Quá trình này diễn ra tại mọi vị trí liên quan đến hàng tồn kho như nhà máy, kho hàng hoặc cửa hàng bán lẻ.

Những gì cần theo dõi trong quản lý hàng tồn kho?

1. Cập nhật mức tồn kho:
Số lượng sản phẩm hiện có trong kho cần được cập nhật liên tục để đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa phục vụ nhu cầu sản xuất hoặc bán hàng. Đây là cơ sở quan trọng cho việc giám sát các loại dữ liệu tồn kho khác.

2. Vị trí hàng hóa trong kho:
Hàng hóa không nên lưu trữ quá lâu tại một vị trí. Doanh nghiệp cần theo dõi vị trí hàng hóa từ khi nhập kho cho đến khi xuất kho để dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát luân chuyển.

3. Độ chính xác hàng tồn kho:
KPI này đo lường tỷ lệ giữa số lượng hàng tồn kho theo hệ thống và thực tế trong kho. Các chênh lệch có thể do mất mát, sai sót hoặc hư hỏng. Độ chính xác cao giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru.

4. Chi phí bảo tồn hàng tồn kho:
Là tổng chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn, bao gồm tiền thuê kho, chi phí nhân công và các hóa đơn liên quan. Doanh nghiệp cần theo dõi chi phí này để tối ưu hiệu quả kinh doanh.

5. Định giá hàng tồn kho:
Đây là phương pháp tính toán giá trị hàng tồn khi lập báo cáo tài chính, giúp xác định giá trị hàng hóa trong bảng cân đối kế toán và số vòng quay hàng tồn.

6. Số vòng quay hàng tồn kho:
Tỷ lệ giữa số lượng hàng hóa được bán so với số lượng hàng tồn. Tỷ lệ cao cho thấy doanh nghiệp bán hàng tốt, trong khi tỷ lệ thấp cho thấy hàng hóa luân chuyển chậm.

7. Mức đặt hàng lại:
Điểm đặt hàng lại là mức hàng tồn kho cần bổ sung để tránh thiếu hàng, giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ sản phẩm phục vụ khách hàng.

Lợi ích của theo dõi hàng tồn kho

1. Tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho:
Việc theo dõi hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về vòng đời của sản phẩm, từ khi nhập kho đến khi bán ra, cùng các thông tin như vị trí, số lượng và tình trạng giao hàng.

2. Ngăn ngừa thiếu hàng:
Theo dõi hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nhận biết sớm các mặt hàng cần bổ sung, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa và bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

3. Dự đoán tồn kho chính xác hơn:
Việc nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn vào từng thời điểm trong năm giúp doanh nghiệp dự đoán được nhu cầu trong tương lai, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt hàng hóa.

4. Theo dõi nhiều địa điểm:
Khi doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa tại nhiều kho hàng, việc theo dõi tập trung sẽ giúp giảm thiểu sự phức tạp trong quản lý và đảm bảo tính chính xác cao.

5. Phát hiện lỗi sớm hơn:
Theo dõi hàng tồn kho liên tục giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các lỗi, sự cố trong quá trình bán hàng hoặc tăng giảm chi phí không mong muốn. Điều này giúp khắc phục kịp thời trước khi gây ra hậu quả lớn.

Tối ưu quy trình với phần mềm quản lý hàng tồn kho

Việc theo dõi hàng tồn kho bằng phương pháp thủ công không còn khả thi khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn. Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini hỗ trợ doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình theo dõi hàng tồn kho, giúp giám sát chính xác và hiệu quả hơn.

Theo dõi hàng tồn kho được xem là quy trình của doanh nghiệp nhằm giám sát hàng tồn kho liên tục mà nó sở hữu. Hàng tồn kho có nhiều định nghĩa, nhưng chủ yếu có thể hiểu là nguyên liệu thô, hàng hoá chưa thành phẩm hoặc hàng hoá có thể bán. Với theo dõi hàng tôn kho bạn có thể truy cập dữ liệu về mức độ tồn kho, vị trí của các mặt hàng trong kho hoặc SKU, cập nhật tình trạng giao hàng hoặc các thông tin liên quan tới hàng tồn kho. Theo dõi hàng tồn kho xảy ra ở mọi vị trí trong hoạt động kinh doanh mà nó liên quan tới hàng tồn kho: các nhà máy sản xuất, kho hàng hoặc cửa hàng bán lẻ…

Những gì cần theo dõi?

Thông thường theo dõi tồn kho sẽ giám sát những thông tin sau:

Cập nhật mức tồn kho

Giá trị này nói cho chúng ta biết có bao nhiêu sản phẩm mà bạn sở hữu trong kho. Rất quan trọng để giữ cho dữ liệu này được cập nhật một cách nhất quán giúp cho bạn biết liệu trong có đủ hàng hoá để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của bạn, kể cả bạn sản xuất sản phẩm hoặc thực thi hoàn tất đơn hàng của khách hàng. Thêm vào đó mức tồn kho là cơ sở để phục vụ theo dõi các loại dữ liệu khác.

Vị trí hàng trong kho

Trong trường hợp tốt, Hàng hoá trong kho không nên lưu trữ lâu tại một vị trí. (Nếu trường hợp này xảy ra có nghĩa là chậm luân chuyển hoặc là hàng hoá không tiêu thụ được). Một khi hàng hoá được nhập vào kho, nó được luân chuyển để sắp xếp, phân loại đầu tiên, tiếp theo là lưu trữ rồi cuối cùng được lấy ra và gửi tới các khâu khác trong chuỗi cung ứng hoặc bán hàng. Khi mà hàng hoá của bạn không tồn tại tại một địa điểm cố định, thì chúng ta phải phải theo dõi các vị trí của hàng hoá để nắm bắt được tìm nó ở đâu nếu cần.

Độ chính xác hàng tồn kho

KPI này là tỉ lệ giữa số lượng hàng tồn kho được theo dõi và số lượng hàng tồn kho vật lý thực tế mà hiện tại đang sở hữu. Lý tưởng nhất thì hai con số này sẽ phải như nhau, nhưng vì một vài lý do như mất mát, hư hỏng, sai sót do con người, hoặc thiếu hụt cung ứng từ nhà sản xuất, hai con số này có thể chênh lệch. Độ chính xác tồn kho sẽ thể hiện cho bạn độ lớn của sự chênh lệch này. Cũng giống như mức tồn kho độ chính xác tồn kho giúp các quy trình kinh doanh của bạn hoạt động một cách trơn tru.

Chi phí bảo tồn hàng tồn kho

Là tổng số tiền tiêu tốn để lưu trữ hàng tồn kho của bạn. Nó bao gồm tiền thuê nhà, chi phí nhân công, chi phí lưu trữ, các hoá đơn liên quan cũng như các chi phí an ninh. Chi phí bảo tồn hàng tồn kho cho bạn biết doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục lưu trữ hàng tồn kho trong bao lâu trước khi bạn mất tiền. Hàng chậm luân chuyển hoặc hàng không tiêu thụ được là nguyên nhân chính dẫn đến chí phí bảo tồn hàng tồn kho cao, bạn phải tìm cách bán các mặt hàng đó.

Định giá hàng tồn kho

Đây là một phương pháp dùng để tính giá trị hàng tồn kho khi doanh nghiệp chuẩn bị cho báo cáo tài chính. Định giá hàng tồn kho mang lại cho bạn giá trị tài chính cho hàng tồn kho, nó cần có trong bảng cân đối kế toán. Nó cũng giúp bạn tính toán số vòng quay hàng tồn.

Số vòng quay hàng tồn

Số vòng quay hàng tồn là tỉ lệ hàng tồn kho được bán. Nếu giá trị này cao thì bán hàng mạnh, giá trị này thấp thì bán hàng yếu.

Mức đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại là số lượng cụ thể hàng tồn kho còn lại của một đơn vị sản phẩm cần phải bổ sung. Mức đặt hàng lại giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng.

Tại sao bạn cần theo dõi hàng tồn?

Tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho.

Với việc theo dõi hàng tồn kho, bạn có thể thấy được từng vòng đời của sản phẩm từ khi nhập kho cho tới khi nó được xuất ra khỏi kho hàng. Điều đó có nghĩa bạn có thể truy cập vào vị trí từng sản phẩm, số lượng hàng có sẵn, các đơn mua hàng, bán hàng…

Ngăn ngừa thiếu hàng

Với việc đếm chính xác những gì bạn đang có, bạn có thể biết sản phẩm nào không có và cần bổ sung. Nhằm tránh việc thiếu hàng và bỏ lỡ các đơn hàng có giá trị. Đặc biệt là có 34% doanh nghiệp gặp tình trạng giao hàng muộn vì không nắm rõ sản phẩm trong kho cho tới khi đơn hàng được đặt.

Dự đoán tồn kho tốt hơn

Có được số lượng chính xác hàng tồn kho vào các thời điểm trong năm giúp bạn dự đoán được số lượng hàng cần để đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Giúp đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt tránh các trường hợp tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng.

Theo dõi nhiều địa điểm

Các doanh nghiệp lưu trữ sản phẩm trong nhiều không gian lưu trữ hoặc nhiều kho hàng điều gây ra khó theo dõi toàn bộ hàng tồn kho cùng một lúc. Với nhiều kho hàng, bạn phải ghi nhiều thông tin vị trí hơn, nhiều địa điểm gây mất mát hơn, nhiều địa điểm phải điều phối vận chuyển hơn…, Vì vậy bạn cần có một hệ thống theo dõi hàng tồn kho tập trung trên một nền tảng giúp bạn giảm thiểu độ phức tạp trong quản lý các dữ liệu trên.

Phát hiện lỗi nhanh hơn

Sự ổn định trong theo dõi hàng tồn kho giúp bạn xác định sự bất thường sớm hơn, nó xác định các lỗi phát sinh, tăng hoặc giảm trong quá trình bán hàng hoặc các chi phí không mong muốn. Bạn có thể xác định chúng sơm và khắc phục trước khi nó gây hậu quả lớn. Mặc dù theo dõi hàng tồn nghe nghe có vẻ là một công việc đơn giản nhưng nó ngày càng phức tạp khi bạn có nhiều sản phẩm và doanh nghiệp của bạn ngày một lớn. Vì vậy việc theo dõi hàng tồn kho thủ công là không khả thi và điều này nên được hỗ trợ bởi phần mềm.